Decyzja o tym, gdzie przechowywać dokumenty firmy, jest jednym z najważniejszych wyborów, przed którymi staje każdy przedsiębiorca. Czy lepiej zainwestować w przechowywanie dokumentacji wewnątrz firmy, czy może warto zdecydować się na usługi przechowywania dokumentów oferowane przez zewnętrzne firmy? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od wielu czynników. W tym artykule postaram się przybliżyć zalety i wady obu rozwiązań.
Zalety zewnętrznego przechowywania dokumentów
- Profesjonalizm i bezpieczeństwo
Firmy specjalizujące się w przechowywaniu dokumentów oferują najwyższe standardy bezpieczeństwa. Ich obiekty są monitorowane i zabezpieczone przed różnymi zagrożeniami, takimi jak pożar czy zalanie. Ponadto, takie firmy posiadają certyfikaty zgodności z międzynarodowymi standardami, takimi jak ISO 27001 i ISO 9001.
- Oszczędność czasu i zasobów
Zlecając przechowywanie dokumentacji na zewnątrz, firma może skupić się na swojej podstawowej działalności. Nie musi inwestować w dodatkowe zasoby, takie jak personel czy przestrzeń do przechowywania dokumentów.
- Elastyczność i skalowalność
Usługi przechowywania dokumentów są elastyczne i można je dostosować do potrzeb firmy. Niezależnie od tego, czy chodzi o dokumenty papierowe, czy elektroniczne, profesjonalne firmy oferują różnorodne opcje.
Wady zewnętrznego przechowywania dokumentów
- Koszty
Jednym z głównych argumentów przeciwko zewnętrznemu przechowywaniu dokumentów są koszty. Choć na pierwszy rzut oka wydaje się to opłacalne, długoterminowe umowy mogą generować znaczące wydatki.
- Dostęp do dokumentów
W przypadku potrzeby natychmiastowego dostępu do dokumentów, przechowywanie ich poza firmą może okazać się utrudnieniem. Nawet najlepsze systemy zarządzania dokumentami wymagają pewnego czasu na lokalizację i dostarczenie potrzebnych akt.
Co zyskujesz, decydując się na zewnętrzne przechowywanie dokumentów?
- Bezpieczeństwo – profesjonalne firmy oferują kompleksową ochronę przed różnymi zagrożeniami.
- Oszczędność zasobów – brak potrzeby zatrudniania dodatkowego personelu do zarządzania dokumentacją.
- Skalowalność – możliwość dostosowania usług do bieżących potrzeb firmy.
- Porządek i organizacja – profesjonalne usługi przechowywania dokumentów pomagają utrzymać porządek w dokumentacji i ułatwiają jej zarządzanie.
- Terminowość – przechowywanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi terminami.
Podsumowanie – czy warto?
Decyzja o przechowywaniu dokumentów poza siedzibą firmy to kwestia indywidualna i zależna od specyfiki działalności. Ważne jest, aby dokładnie przeanalizować wszystkie za i przeciw, a także potencjalne koszty i korzyści. Jeśli bezpieczeństwo, profesjonalizm i oszczędność zasobów są dla Ciebie priorytetem, zewnętrzne przechowywanie dokumentacji może okazać się doskonałym rozwiązaniem. Warto skorzystać z doświadczenia rzetelnych firm, takich jak Rhenus Office.
